esposizione documenti archivio storico

Una associazione del Comune, in occasione del 150 dell'unità d'Italia, con il patrocinio e la collaborazione del Comune, sta organizzando una mostra. Nel periodo preparatorio ha avuto accesso, sotto sorveglianza, all'archivio storico per verificare l'esistenza di documenti interessanti allo scopo.
Io tra l'altro avevo richiesto e poi inoltrato alla detta associazione la ponderosa documentazione della soprintendenza per i casi di prestito di documenti dell'archivio storico (art. 48 del d.lgs 22 gennaio 2004, N. 42 (codice dei beni culturali e del paesaggio).
Dato che il tempo è ormai troppo stretto e l'associazione insiste nel poter avere la possibilità di esporre dei documenti dell'archivio storico, l'amministrazione vorrebbe concedere almeno la possibilità di esporre alcuni documenti originali nella stessa sede di ubicazione dell'archivio storico (che è un piano della locale sede della biblioteca ) quindi senza procedere materialmente allo spostamento all'esterno di tali documenti: la sede rimarrebbe la stessa.Verrebbero esposti, con le opportune precauzioni, solo in un locale diverso da dove sono conservati.
A vostro parere, è possibile, senza timore di particolari responsabilità, procedere in questo senso e è comunque necessaria una comunicazione alla Soprintendenza anche in questa ipotesi?

Le responsabilita' ci sono .
La richiesta di autorizzazione allo spostamento dei propri archivi storici anche temporanea per mostre deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza, di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.
In particolare essa deve indicare:
• luogo dove si intende spostare l'archivio
• motivi della richiesta di spostamento
• caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
• elaborati grafici dei locali
• l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
• modalità dello spostamento.
Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione.
Entro 60 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio.
Nel caso l'istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall'ente o dal privato proprietario dell'archivio, risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa. Tali richieste interrompono i termini del procedimento.
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti.
A spostamento avvenuto, l'ente pubblico o il privato proprietario dell'archivio, dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione a firma del responsabile dell'archivio, o del dirigente del servizio cui l'archivio afferisce. Con preavviso, non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente archivistico può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito, ai fini della verifica della conformità a quanto autorizzato.

Questa la prassi che deve comunque essere osservata.