Registrazione note pro forma

Quale è la procedura corretta per la gestione delle note pro forma dei professionisti?
Noi registriamo una parcella senza numero e provvediamo al pagamento però poi quando arriva la fattura questa non viene collegata a nulla e viene solo allegata al mandato. E' giusto?
Il problema mi si è posto perchè abbiamo provveduto al pagamento di una nota rilevante ad iva e la società che ci gestisce l'iva non l'ha registrata fino a che non è arrivata la fattura. Noi invece abbiamo sempre registrato la proforma considerandola valida anche agli effettti dell'Iva.

tali avvisi NON devono riportare l'importo dell'Iva per non trasformarsi in documenti validi ai fini Iva (che possono avere nomi differenti da "fattura") questa è una delle regole base.
Non essendo quindi documento fiscalmente valido puo' costituire memoria ma non puo' essere legittimamente pagato.

Ma allora le proforma non possono essere utilizzate e quindi come posso provvedere al pagamento?
I professionisti emettono la fattura solo dopo aver ricevuto i soldi.

Il documento valido e' la fattura , tali professionisti possono ( se lavorano spesso con enti pubblici ) emettere fattura con Iva in sospensione.